De tijden van een kladblok vol kilometernotatie zijn gelukkig al een tijd voorbij. Tegenwoordig zijn er veel eenvoudigere manieren om de ritregistratie bij te houden. Om alles traditioneel met pen en papier bij te houden creëer je onnodig extra administratief werk. Houd dus de ritregistratie van je Audi van de zaak gewoon gemakkelijk, automatisch bij.
Loon in natura
Deze ritregistratie is vooral van belang om geen extra bijtelling te hoeven betalen. Deze bijtelling wordt betaald wanneer er meer dan 500 kilometers privé gereden wordt. De Belastingdienst ziet het gebruik van de zakelijke auto in privé omstandigheden namelijk als loon in natura. Hier moet extra loonheffing belasting over worden betaald; de bekende fiscale bijtelling.
Bijtelling voorkomen
Door middel van een sluitende ritregistratie kun je gemakkelijk aantonen dat je onder deze grens gebleven bent. Dit is de enige manier om deze fiscale bijtelling te voorkomen. De Belastingdienst ziet een ritregistratie namelijk als overtuigend bewijs. Een automatisch rittenregistratiesysteem kan hier erg handig bij zijn. De kosten van deze automatische rittenregistratie bestaan uit kosten voor de inbouw van een kastje, en de kosten voor een abonnement. Voeg hier ook je persoonlijke agenda, brandstofbonnen en eventuele onderhoudsfacturen aan toe om op deze manier een helder verhaal te presenteren en bijtelling te voorkomen.
Mogelijkheden
Een ritregistratie systeem zorgt ervoor dat de kilometeradministratie automatisch wordt bijgehouden. Dit kan op verschillende manieren:
- GPS-apparatuur: De gegevens worden automatisch in het apparaat opgeslagen en kunnen meteen gepresenteerd worden. Ga wel voor een systeem van hoge kwaliteit om problemen met het wegvallen van de GPS meting te voorkomen.
- Ingebouwde ritregistratie: Je hoeft hier nergens aan te denken. Alle gebruikers kunnen de gegevens gedurende iedere periode online uitlezen.
- Track & Trace: Vaak wordt deze optie gebruikt als aanvulling op de ritregistratie. Het voordeel is dat de auto online te volgen is. Dit is vooral handig wanneer je meerdere medewerkers op de weg hebt. Je kan zo gemakkelijk zien wanneer een chauffeur afwijkt van de geplande route.
Er zijn ook systemen verkrijgbaar die werken met een combinatie van bovenstaande mogelijkheden. Zo werkt Fleetassist bijvoorbeeld met een automatische ritregistratiesysteem op basis van GPS en GPRS gecombineerd met een online platform, 24/7 rapportage opvraagmogelijkheden en dekking door heel Europa. Op deze manier kan op ieder moment van de dag gekeken worden waar het voertuig zich bevindt. Met die module is altijd de laatst bekende positie bekent en kunnen rapporten 24/7 opgevraagd en aangeleverd worden.
